Manual de proveedores
En OVERHAULIN S.A.S. trabajamos para construir relaciones comerciales basadas en la confianza, la transparencia y el compromiso con la calidad.
Este Manual de Proveedores recoge los principales lineamientos, requisitos y condiciones que deben cumplir nuestros proveedores, con el objetivo de garantizar la calidad de los productos y servicios, el cumplimiento de las obligaciones legales y comerciales, la entrega oportuna y el adecuado desarrollo de nuestras relaciones comerciales.
Invitamos a todos nuestros proveedores y colaboradores a conocer y aplicar estas directrices como parte fundamental de una relación profesional, responsable y orientada a la mejora continua.
1. Objetivo
Establecer los lineamientos, requisitos y condiciones que deben cumplir los proveedores de OVERHAULIN S.A.S., con el propósito de garantizar la calidad de los productos y servicios adquiridos, el cumplimiento de los requisitos legales y comerciales, la entrega oportuna y el adecuado desarrollo de las relaciones comerciales.
2. Alcance
Este manual aplica a todas las personas naturales o jurídicas que suministren productos, materias primas, equipos, insumos, servicios, transporte, servicios técnicos o cualquier otro bien o servicio requerido por OVERHAULIN S.A.S.
Los requisitos establecidos podrán variar de acuerdo con el tipo de producto o servicio suministrado y con el nivel de riesgo asociado al proveedor.
3. Requisitos para la vinculación de proveedores
Todo proveedor interesado en establecer una relación comercial con OVERHAULIN S.A.S. deberá suministrar, cuando aplique, la siguiente documentación:
- Certificado de existencia y representación legal o documento equivalente.
- Registro Único Tributario – RUT actualizado.
- Documento de identidad del representante legal.
- Certificación bancaria.
- Referencias comerciales, cuando sean requeridas.
- Fichas técnicas de los productos.
- Certificados de calidad aplicables.
- Certificados de conformidad, cuando corresponda.
- Certificados de laboratorio o ensayos de los materiales, cuando sean requeridos.
- Información necesaria para la evaluación y conocimiento del proveedor.
- Formatos internos establecidos por OVERHAULIN S.A.S.
La documentación deberá mantenerse actualizada y el proveedor deberá informar cualquier cambio relevante en su información legal, tributaria, bancaria o comercial.
4. Proceso de selección y evaluación
OVERHAULIN S.A.S. podrá realizar el proceso de selección de proveedores teniendo en cuenta, entre otros, los siguientes criterios:
- Calidad de los productos o servicios.
- Cumplimiento de especificaciones técnicas.
- Capacidad de suministro.
- Tiempos de entrega.
- Precio y condiciones comerciales.
- Servicio y atención.
- Cumplimiento de requisitos legales.
- Experiencia y referencias.
- Capacidad financiera, cuando sea necesario.
- Cumplimiento de requisitos de seguridad y salud en el trabajo.
- Cumplimiento de requisitos ambientales, cuando aplique.
Cuando se considere necesario, OVERHAULIN S.A.S. podrá realizar visitas presenciales o virtuales a las instalaciones del proveedor.
5. Requisitos de calidad
Los productos suministrados deberán cumplir con las especificaciones, cantidades, referencias, dimensiones, materiales, normas técnicas y demás requisitos establecidos en la orden de compra, cotización, ficha técnica o documento contractual correspondiente.
El proveedor deberá garantizar que los productos entregados sean:
- Nuevos y en condiciones adecuadas.
- Libres de defectos de fabricación.
- Correspondientes a la referencia solicitada.
- Elaborados con los materiales especificados.
- Empacados y protegidos adecuadamente.
- Acompañados de los certificados o documentos solicitados.
Cuando se trate de materias primas o productos que requieran certificación, OVERHAULIN S.A.S. podrá solicitar los respectivos certificados de calidad, certificados de materia prima, ensayos de laboratorio o documentos de conformidad.
6. Entrega de productos y servicios
Los productos suministrados deberán cumplir con las especificaciones, cantidades, referencias, dimensiones, materiales, normas técnicas y demás requisitos establecidos en la orden de compra, cotización, ficha técnica o documento contractual correspondiente.
El proveedor deberá garantizar que los productos entregados sean:
- Nuevos y en condiciones adecuadas.
- Libres de defectos de fabricación.
- Correspondientes a la referencia solicitada.
- Elaborados con los materiales especificados.
- Empacados y protegidos adecuadamente.
- Acompañados de los certificados o documentos solicitados.
Cuando se trate de materias primas o productos que requieran certificación, OVERHAULIN S.A.S. podrá solicitar los respectivos certificados de calidad, certificados de materia prima, ensayos de laboratorio o documentos de conformidad.
7. Recepción y verificación
OVERHAULIN S.A.S. podrá realizar inspecciones y verificaciones de los productos recibidos con el fin de comprobar:
- Cantidad.
- Referencia.
- Estado físico.
- Dimensiones.
- Características técnicas.
- Calidad.
- Documentación.
- Cumplimiento de las especificaciones solicitadas.
La aceptación de un producto no limita el derecho de OVERHAULIN S.A.S. a efectuar reclamaciones posteriores cuando se detecten defectos o incumplimientos que no hayan sido evidentes durante la recepción.
8. Productos no conformes
Cuando se identifique que un producto o servicio no cumple con los requisitos establecidos, OVERHAULIN S.A.S. podrá solicitar al proveedor, según corresponda:
- Cambio del producto.
- Corrección del servicio.
- Reposición de material.
- Nota crédito.
- Devolución del producto.
- Reproceso.
- Investigación de la causa de la no conformidad.
- Implementación de acciones correctivas.
El proveedor deberá atender oportunamente las reclamaciones y proporcionar la información necesaria para solucionar la situación presentada.
9. Facturación y condiciones de pago
Las facturas deberán cumplir con los requisitos legales aplicables y corresponder exactamente a los productos o servicios efectivamente suministrados.
La factura deberá contener la información requerida por OVERHAULIN S.A.S. y relacionar, cuando corresponda, el número de orden de compra o documento de referencia.
Las condiciones y plazos de pago serán los establecidos previamente entre las partes y estarán sujetos al cumplimiento de los requisitos documentales y comerciales correspondientes.
10. Seguridad y salud en el trabajo
Los proveedores y contratistas que desarrollen actividades dentro de las instalaciones de OVERHAULIN S.A.S. deberán cumplir con las normas y procedimientos de Seguridad y Salud en el Trabajo establecidos por la empresa y con la legislación colombiana aplicable.
Cuando corresponda, deberán presentar la documentación requerida relacionada con:
- Afiliación al Sistema de Seguridad Social.
- ARL.
- Capacitación.
- Elementos de protección personal.
- Competencias y certificaciones necesarias.
- Permisos de trabajo.
- Identificación de peligros y evaluación de riesgos.
11. Confidencialidad
El proveedor deberá mantener absoluta confidencialidad sobre la información técnica, comercial, financiera, administrativa, operativa o de cualquier otra naturaleza que sea suministrada por OVERHAULIN S.A.S.
La información recibida no podrá ser utilizada para fines diferentes al desarrollo de la relación comercial sin autorización previa de OVERHAULIN S.A.S.
12. Protección de datos personales
El proveedor se compromete a realizar el tratamiento de los datos personales a los que tenga acceso durante la relación comercial de acuerdo con la legislación colombiana aplicable y con las políticas de protección de datos establecidas por OVERHAULIN S.A.S.
13. Ética e integridad
Los proveedores deberán desarrollar sus actividades comerciales bajo principios de transparencia, honestidad, responsabilidad y respeto.
No se permitirán prácticas relacionadas con:
- Sobornos.
- Corrupción.
- Fraude.
- Conflictos de interés no informados.
- Falsificación de documentos.
- Información comercial engañosa.
- Cualquier otra conducta contraria a la legislación colombiana.
Cualquier situación que pueda representar un conflicto de interés deberá ser informada oportunamente a OVERHAULIN S.A.S.
14. Cumplimiento de requisitos legales
El proveedor será responsable de cumplir con las obligaciones legales, tributarias, laborales, comerciales, ambientales, de seguridad y demás disposiciones que le sean aplicables de acuerdo con la actividad que desarrolla.
OVERHAULIN S.A.S. podrá solicitar los soportes necesarios para verificar dicho cumplimiento.
15. Evaluación y seguimiento de proveedores
OVERHAULIN S.A.S. podrá realizar evaluaciones periódicas de sus proveedores teniendo en cuenta criterios como:
- Calidad.
- Cumplimiento en las entregas.
- Cumplimiento de especificaciones.
- Atención y servicio.
- Cumplimiento documental.
- Precio y condiciones comerciales.
- Manejo de reclamaciones y no conformidades.
Los resultados de estas evaluaciones podrán ser utilizados para determinar la continuidad, reevaluación o mejora de la relación comercial.
16. Responsabilidades del proveedor
El proveedor se compromete a:
- Cumplir las condiciones acordadas con OVERHAULIN S.A.S.
- Entregar productos y servicios conforme a las especificaciones solicitadas.
- Cumplir los tiempos de entrega.
- Mantener actualizada su documentación.
- Informar oportunamente cualquier situación que pueda afectar el suministro.
- Atender las reclamaciones y no conformidades.
- Cumplir la legislación aplicable.
- Mantener la confidencialidad de la información.
- Cumplir los requisitos de Seguridad y Salud en el Trabajo cuando corresponda.
- Actuar bajo principios de transparencia y ética empresarial.
